Emprendedores

8 pasos para una reunión productiva

Las reuniones gerenciales ayudan a delimitar objetivos y estrategias si están bien planeadas; si deseas evitar que sean una pérdida de tiempo, sigue estos pasos y explótalas al máximo.

Por: Tania M. Moreno |
Jueves, 31 de enero de 2008 a las 06:00
CNNExpansion
Alienta la participación en las reuniones para que sean más productivas. (Especial)
Alienta la participación en las reuniones para que sean más productivas. (Especial)

CIUDAD DE MÉXICO (CNNExpansión.com) — Las reuniones gerenciales son un factor que puede determinar el éxito o fracaso de la empresa, toda vez en ellas se conoce el desarrollo del trabajo y las nuevas estrategias para alcanzar los objetivos planeados.

Sin embargo y pese a esta importancia “la mayoría de las juntas son un fracaso porque están mal organizadas y representan una pérdida de tiempo, pues no cumplen con sus objetivos, que son informar, desarrollar y planear”, señala Roberto González, especialista en Gestión Empresarial y Recursos Humanos de la UAM.

Desafortunadamente la mayoría de las reuniones de trabajo son desaprovechadas y son usadas para contar el último chisme de la empresa o simplemente perder el tiempo en lugar de solucionar problemas reales, señala González.

Por ello y para evitar que tus juntas se conviertan en un desperdicio de valiosos tiempo, existen algunos parámetros que harán que tus reuniones sean productivas y cumplan su objetivo: ayudar a la gestión empresarial.

1. Planifica

Los imprevistos pueden ocurrir siempre, pero si tienes todo planeado, seguramente habrá menos sorpresas. No pierdas de vista nunca cuál es el objetivo de la reunión, respeta el orden que habías fijado y, lo más importante, motiva la participación de los asistentes, no se trata de que te la pases hablando solo.

2. Evita la impuntualidad

Siempre debes dar ejemplo y ser el primero en la reunión. No permitas la impuntualidad de los asistentes y critícala en público para que el impuntual se dé cuenta de su error. Para evitar imprevistos y retrasos asegúrate antes de que todo funcione: el aire acondicionado, equipo de proyección, la documentación y hasta la comida.

 3. Sigue el orden establecido

Sé implacable en este sentido. Si ya delimitaste puntos a discutir, deben ser esos y no trops los que se discutan en la reunión. Corta cualquier intervención que se aleje de la orden del día e informa a los asistentes que ese puede ser objeto de otra reunión. “Los temas más importantes se deben colocar al principio de la reunión, ya que te ayudará a ganar legitimidad para próximas ocasiones”, señala González.

4. El que mucho abarca….

Es preferible diseñar una reunión corta con pocos temas a tratar que sobrecargar el encuentro.

Toma en cuenta que las reuniones interminables son menos productivas que las cortas. ¿Qué número de temas es el apropiado? Ello depende de la complejidad de lo que se trate.

5. No limites las opiniones diferentes

Para que la reunión sea más rica y realmente productiva debes permitir que todos participen aportando ideas –incluso animar a aquellos que se muestren reticentes-, siempre y cuando éstas sean constructivas.

No toleres las salidas de tono ni las ideas que ataquen a alguno de los participantes.

6. Alargar la reunión porque olvidaste lo importante

Evita siempre que la reunión acabe agonizando. Si todos se tomaron el tiempo par acudir, lo menos que puedes hacer es prepararte con tiempo, no puedes permitirte un error de esta magnitud.

Si por el contrario, acudes con ideas preconcebidas y las defiendes a capa y espada está bien, pero de ahí a imponerlas sólo porque tú ostentas la autoridad, hay un gran abismo.

7. No permitas las bandas

La reunión tiene que seguir un orden de presentación y de turno de palabra, respetando al que habla sin que se formen grupos alternativos que enturbien el encuentro.

No se trata de hacer un “club de Toby”, sino de inspirar confianza y generar estrategias viables.

8. No tomar nota de los compromisos adquiridos

Grabar las reuniones para después hacer un resumen de los compromisos acordados es una buena opción, pero el tiempo a veces no lo permite.

Una buena estrategia es que cada miembro haga sus propias anotaciones y se definan así los objetivos en común.

Recuerda que los compromisos adquiridos son para cumplirlos. Pasarlos por alto sólo porque no son de tu agrado es un error que puede costarte muy caro.