Si observas mi oficina, no verás mucho papel. Sobre mi mesa hay tres pantallas sincronizadas que forman un único escritorio, puedo arrastrar cosas de una pantalla a otra. Una vez que has probado esa enorme área de visualización, ya no hay vuelta atrás, pues tiene un impacto en tu productividad. (Las revelaciones sobre cómo trabaja Gates fueron realizadas a la revista Fortune en la primavera del 2006).

El monitor de la izquierda tiene mi lista de correos electrónicos. Al centro suelo tener el correo que en ese momento estoy leyendo y respondiendo. Y a la derecha está mi navegador. En Microsoft, el e-mail es el medio de comunicación por excelencia, más que el teléfono, los documentos, los blogs, los tablones de anuncio o, incluso, las reuniones.

Recibo cerca de 100 e-mails al día, así que aplicamos un filtro para organizarlos –los envían todas las personas que conozco, llegan desde Microsoft, Intel, HP y otras empresas. También consulto un informe de correos que elabora mi asistente, remitidos por gente o compañías que no conozco, para saber cuáles son sus inquietudes. Así que el reto no es tanto una comunicación efectiva a través del correo, sino selectiva.

No suelo usar la lista de tareas, prefiero usar el correo, las carpetas del escritorio y mi calendario online. De esa manera puedo centrarme en los correos que he marcado y revisar las carpetas que monitorean algún proyecto o blog. Tampoco hago mucho caso de la ventana en Outlook que notifica la llegada de correos nuevos, a menos de que sea algo muy importante.

Es difícil mantenerse concentrado con tanta sobrecarga de información. El otro problema es la escasez de información, es decir, estar saturado de información no significa que tengas la más relevante o que contactes con las personas adecuadas. Soluciono esto dilema usando SharePoint, una herramienta que crea webs para participar en proyectos específicos. Esos sitios contienen planes, programas, foros de discusión y otra información, y pueden ser creados por cualquier miembro de la compañía con un par de clics.

Todos los años me retiro una semana -la ‘Think Week’- para leer y reflexionar en torno a más de 100 escritos donde los empleados de Microsoft analizan temas de la empresa y el futuro de la tecnología. Microsoft tiene más de 50,000 trabajadores, así que cuando planteo una pregunta o los consulto sobre algún tema, ellos pueden opinar y decirme “Estás equivocado” o “Ese proyecto lo están llevando a cabo en tal lugar”. Y SharePoint me relaciona con todos ellos. Es como tener una super-website que nos permite editar y discutir de una manera más efectiva que los correos electrónicos con archivos adjuntos.

Otra herramienta digital que ha tenido un gran efecto en mi productividad es el buscador de escritorio. Ha transformado el  modo en el que acceso a la información de mi PC, los servidores y la Internet. Con discos duros de más capacidad y mayor ancho de banda, ahora tengo gigas de información en mi PC y servidores en la forma de correos electrónicos, documentos, bases de datos, archivos multimedia y más.

El papel apenas tiene presencia en mi vida diaria, el 90% de las noticias que necesito está online, y cuando asisto a una reunión apunto las cosas en mi Tablet PC. Ésta está totalmente sincronizada con la máquina de mi oficina y dispone del software OneNote, así que todas mis notas son digitales.

El único objeto de baja tecnología en mi oficina es una pizarra blanca, uso marcadores de colores y es estupenda para la lluvia de ideas. Algunas oficinas en la empresa tienen pizarras electrónicas que capturan la imagen y la envían a la computadora, como si fuera una enorme Tablet PC. Yo no tengo una de esas, quizá para el año próximo.

Mis días están llenos de reuniones, así que es un lujo sentarme a escribir lo que pienso. Cuando no tengo tiempo para ello, lo hago cuando los niños se han ido a dormir. Pero si la semana ha sido muy pesada, entonces los fines de semana son los días en que puedo escribir los correos electrónicos más extensos y meditados. Cuando la gente llega a trabajar el lunes, sabrán que he estado ocupado: sus buzones están repletos de mis e-mails.

Las herramientas que usa el ‘genio’

Hardware

Computadora marca Dell y Tablet PC marca Motion, ambas con sistema operativo Windows XP.

Monitores NEC de 21 plgs. (adaptados para funcionar como un único escritorio)

Ratón inalámbrico de Microsoft

Cámara Logitech (para videoconferencias)

Software (todos de Microsoft)

Outlook (correos y agendas)

SharePoint (colaboración interna)

OneNote (realizar anotaciones)

Communicator (mensajería instantánea, servicio PC-a-teléfono, etc.)

Papel

Ninguno