Columna invitada

¿Cuánto debes guardar tu contabilidad?

Dependiendo del tipo de documentación, el plazo puede irse hasta los 10 años, dice Rafael Gasque; el experto te explica qué documentos debes guardar, por cuánto tiempo y de qué forma.

Por: Rafael Gasque Méndez* |
Jueves, 29 de abril de 2010 a las 06:03

CIUDAD DE MÉXICO — Frecuentemente recibo consultas de clientes que desean destruir su documentación contable con mas de cinco años de antigüedad, para liberar espacio en sus bodegas de archivo, porque existe la idea generalizada de que ese es el plazo en el cual la autoridad puede ejercer sus facultades de comprobación fiscal y porque cuando leen las primeras líneas del segundo párrafo del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF), que se modificó desde el año 2007, se encuentran que deberán conservar la documentación durante un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.

Puesto que estamos hablando de la contabilidad, es necesario tener en claro desde la perspectiva de las autoridades, cual documentación la integra. En este aspecto el último párrafo del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, nos señala que la contabilidad se integra por:

1.      Los sistemas y registros contables que señale el reglamento del Código: (Sistemas: de registro manual, mecanizado o electrónico. Libros: Diario y mayor, y el medio electrónico donde se encuentren grabados)

2.      Los papeles de trabajo,

3.      Los registros y cuentas especiales,

4.      Los libros y registros sociales,

5.      Los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros,

6.      Las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas,

7.      La documentación comprobatoria de los asientos respectivos y

8.      Los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.

Ahora bien, la respuesta a la pregunta del titulo de este artículo, parece simple de responder si nos atenemos a lo que dispone la Ley General de Sociedades Mercantiles, ya que nos encontramos en su fracción III del artículo 158, que los administradores son solidariamente responsables para con la sociedad de la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o información que previene la ley y lo que previene está en el artículo 38 del Código de Comercio, es que el comerciante deberá conservar debidamente archivados los comprobantes originales de sus operaciones por un plazo mínimo de diez años, y el artículo 49 del mismo Código establece que los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de 10 años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.

El plazo de 10 años para conservar la contabilidad señalado en el Código de Comercio, se confirma en la propia Ley General de Sociedades Mercantiles, ya que su artículo 245 establece en el caso de liquidación de sociedades, que los liquidadores mantendrán en depósito los libros y papeles de la sociedad, durante diez años después de la fecha en que se concluya la liquidación.

Lamentablemente, las leyes fiscales toman hegemonía sobre otras leyes a las que llamamos "blancas", porque no son sancionadoras por si mismas, haciendo complejo el determinar el plazo de conservación de la contabilidad, ya que se requiere de conocimiento de las disposiciones aplicables en el CFF  y su Reglamento y conocimiento de las circunstancias en la situación fiscal del contribuyente, para determinar cual documentación puede destruirse y cuando.

Cómo saber qué documentos se guardan por cuánto tiempo

El primer análisis de la documentación consistiría en determinar:

a)      Documentación que tiene efectos fiscales que se circunscriben a la declaración del año en que se contabilizan,

b)      Documentación que tiene efectos fiscales que se prolongan en el tiempo, y,

c)      Documentación que debe conservarse por el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

1)      Documentación cuyos efectos fiscales se circunscribe a la declaración del año en que se contabilizan: Es aquella relacionada a los ingresos acumulables, como son facturas de venta, tiras de maquinas registradoras, reportes de venta y demás documentación que respalde dichos ingresos; La documentación de las deducciones autorizadas, como son las facturas por compra de bienes y servicios, las nominas y recibos de nominas y las pólizas contables de los conceptos descritos que les son relativas, estados de cuenta bancarios, conciliaciones bancarias, documentación administrativa como son las la ordenes de compra, ordenes de producción, entradas de almacén, pedidos de clientes; contratos, etcétera, y la correspondencia.

El plazo de conservación de esta documentación es de cinco años contados a partir de la fecha en la que se presentó o debió haberse presentado la declaración normal y cuando se presenta declaración complementaria de algún año corrigiendo algún rubro de ingreso acumulable o deducción autorizada, el plazo es de cinco años posteriores a la fecha en que dicha declaración complementaria fue presentada.

Tratándose de contribuciones con cálculo mensual definitivo, el plazo se computará a partir de la fecha en que debió haberse presentado la información que sobre estos impuestos se solicite en la declaración del ejercicio del impuesto sobre la renta. En estos casos las facultades se extinguirán por años de calendario completos, incluyendo aquellas facultades relacionadas con la exigibilidad de obligaciones distintas de la de presentar la declaración del ejercicio. No obstante lo anterior, cuando se presenten declaraciones complementarias el plazo empezará a computarse a partir del día siguiente a aquél en que se presentan, por lo que hace a los conceptos modificados en relación a la última declaración de esa misma contribución en el ejercicio.

2)      Documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo. El plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Ejemplos de esta documentación es la siguiente:

a)      Pérdidas fiscales: Cuando se sufran pérdidas fiscales, la autoridad puede ejercer facultades de comprobación respecto de ejercicios fiscales, en los que se disminuyan pérdidas fiscales de ejercicios anteriores, en este caso los contribuyentes están obligados a  proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida fiscal, independientemente del ejercicio en el que se haya originado la misma. En este caso el plazo de conservación de toda la documentación que acredita la pérdida del año (Ingresos acumulables y deducciones autorizadas), puede llegar a 15 años posteriores a la fecha de presentación de la declaración normal o complementaria presentada por dicho año de pérdida, si su amortización concluye en el plazo máximo de 10 años permitidos por la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR).

No se está obligado a cumplir el plazo antes mencionado, ni a proporcionar la documentación solicitada por la autoridad, cuando con anterioridad dicha autoridad  haya ejercido facultades de comprobación en el ejercicio en el que se generaron las pérdidas fiscales. Obviamente hay que conservar el expediente con los oficios que se generaron como consecuencia de la revisión practicada por las autoridades, en el mismo plazo citado en el párrafo anterior, para evitar la posibilidad de que vuelva la autoridad a iniciar facultades de revisión por el mismo ejercicio fiscal.  

b)      Promoción de recursos o juicios: Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Supongamos que como consecuencia de alguna revisión de las autoridades al año 2007, realizada en el año 2009, les objetan la deducción del costo de ventas del año 2007 y ustedes promueven algún recurso o juicio, mismo que queda en firme el 30 de junio de 2010, entonces deberán conservar la documentación relacionada al costo de ventas por cinco años contados a partir de esta ultima fecha si la empresa no sufrió pérdidas fiscales, y si las sufrió deberán observar los plazos para los ejercicios con pérdidas fiscales, antes comentados.

c)      Depreciaciones y amortizaciones: En este caso la documentación que debe conservarse, son los mayores auxiliares de la contabilidad donde se observe el movimiento de adiciones, bajas y saldos de los activos sujetos a depreciación y amortización, las hojas de calculo de la depreciación fiscal o amortización fiscal de cada año;  las pólizas de egreso y demás documentación que acredite el cumplimiento de obligaciones fiscales para su deducción, como son cheque nominativo con la leyenda para abono en cuenta, documentación original por la adquisición de los activos, pedimentos de importación  y estados de cuenta bancarios que les sean relativos.

Los plazos para conservar la documentación dependen de la tasa de depreciación o amortización que la ley les establezca, por ejemplo:

 

 

Inversión

 

 

Tasa Dep.

 

 

Años vida útil

Años a conservar, después de su depreciación total.

 

 

Total de años a conservar, desde su adquisición

Edificios

5 %

20

5

25

mobiliario y equipo

10 %

10

5

15

Equipo de computo

30 %

3.33

5

8.33

Equipo de transporte

25 %

4

5

9

Gastos diferidos

5  %

20

5

25

Ahora bien, supongamos hipotéticamente, que en el año en que se toma por última vez la deducción por depreciaciones y amortizaciones, la empresa sufre una pérdida fiscal, entonces la documentación de los activos que le dieron origen, tendría que conservarse conforme a las reglas de ejercicios con pérdidas fiscales, es decir que puede llegar a ser de hasta quince años adicionales a los señalados en el cuadro anterior.

d)      Partidas de ingresos acumulables y deducciones fiscales que tienen su registro contable en un año y su efecto fiscal en otro, por ejemplo: Documentación que acredite las enajenaciones a plazo, los ingresos por contratos de obra, o la opción del artículo 36 de la LISR para deducir erogaciones estimadas, entre otros. El plazo para conservar esta documentación es de cinco años contados a partir de la fecha en la que se presentó la declaración normal y la última declaración complementaria del año en que se acumularon los ingresos o tomaron las deducciones y si en ese año se generó perdida fiscal el plazo puede llegar a 15 años posteriores a la fecha de presentación de dichas declaraciones normal o complementaria.

3)      Documentación que debe conservarse por el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate:

a)      Actas constitutivas de las personas morales,

b)      Contratos de asociación en participación,

c)      Actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades,

d)      Constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades,

e)      Información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 24 (Ganancia en enajenación de acciones) y 25 (Costo comprobado de adquisición de acciones cuando ya se calculo el costo promedio) de la ley citada,

f)       Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales.

No obstante que el artículo 30 del CFF señala los plazos para conservar la contabilidad, es necesario observar los plazos de extinción de facultades de las autoridades fiscales, establecidas en el artículo 67 de dicho Código, que es de cinco años a partir de la fecha en que se presentó la declaración normal del ISR del ejercicio o de la fecha en la que se presente la última declaración complementaria (en este caso solo por lo que hace a los conceptos modificados en relación a la última declaración de esa misma contribución en el ejercicio), No obstante, este plazo puede extenderse o suspenderse bajo ciertas circunstancias y no sería saludable para la economía de la empresa, ni otorgaría seguridad legal a sus administradores, si se destruye la documentación que les puede servir de prueba ante una revisión de estas autoridades o ante la necesidad de ejercer algún recurso legal de defensa. Al respecto, el artículo 67 del CFF señala que en los siguientes casos, el plazo para que la autoridad ejerza sus facultades de comprobación se amplían a diez años cuando el contribuyente:

No se inscriba en el Registro Federal de Contribuyentes. No lleve contabilidad o no la conserve por el plazo establecido en el propio Código Fiscal. Por los ejercicios en que no se presente alguna declaración, estando obligado a ello. Cuando no se presente en la declaración del impuesto sobre la renta la información respecto del Impuesto al Valor Agregado o del Impuesto Especial sobre la Producción y Servicios (IEPS) que se solicite en dicha declaración.

En los siguientes casos, el plazo de extinción de facultades se suspende:

Cuando se ejerzan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales a que se refieren las fracciones II (visitas domiciliarias), III (Revisión de gabinete) y IV (Revisión de dictamen fiscal) del artículo 42 de este Código. (inicia con la notificación de su ejercicio de facultades y concluye cuando se notifique la resolución definitiva por parte de la autoridad fiscal o cuando concluya el plazo que establece el artículo 50 de este Código para emitirla. De no emitirse la resolución, se entenderá que no hubo suspensión). Cuando se interponga algún recurso administrativo o juicio; Cuando las autoridades fiscales no puedan iniciar el ejercicio de sus facultades de comprobación en virtud de que el contribuyente hubiera desocupado su domicilio fiscal sin haber presentado el aviso de cambio correspondiente o cuando hubiere señalado de manera incorrecta su domicilio fiscal. En estos dos últimos casos, se reiniciará el cómputo del plazo de caducidad a partir de la fecha en la que se localice al contribuyente. En los casos de huelga, a partir de que se suspenda temporalmente el trabajo y hasta que termine la huelga y En el de fallecimiento del contribuyente, hasta en tanto se designe al representante legal de la sucesión. Respecto de la sociedad que teniendo el carácter de controladora consolide su resultado fiscal en los términos de lo dispuesto por la Ley del Impuesto sobre la Renta, cuando las autoridades fiscales ejerzan sus facultades de comprobación respecto de alguna de las sociedades que tengan el carácter de controlada de dicha sociedad controladora.

En todo caso, el plazo de caducidad que se suspende con motivo del ejercicio de las facultades de comprobación, adicionado con el plazo por el que no se suspende dicha caducidad, no podrá exceder de diez años.

El caso es que los años transcurrirán y por el temor de destruir la documentación contable requerirán mas espacio para su almacenaje. Una opción para liberar espacio en sus bodegas de archivo muerto y lograr conservar por tiempo indefinido la documentación contable, la tienen las personas que dictaminen sus estados financieros por contador público autorizado en los términos del artículo 52 de este Código, ya que podrán microfilmar o grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice el Servicio de Administración Tributaria (SAT), mediante reglas de carácter general, la parte de su contabilidad que señale el reglamento, en cuyo caso, los microfilms, discos ópticos y cualquier otro medio que autorice dicho Servicio, mediante reglas de carácter general tendrán el mismo valor que los originales, siempre que cumplan con los requisitos que al respecto establezca el citado Reglamento; tratándose de personas morales, el presidente del consejo de administración o en su defecto la persona física que la dirija, serán directamente responsables de su cumplimiento.

El nuevo Reglamento del Código Fiscal de la Federación (Vigente a partir del 7 de diciembre de 2009), establece en su artículo 52 que para los efectos del artículo 30, sexto y séptimo párrafos del Código, los contribuyentes que opten por microfilmar o grabar los comprobantes o documentación comprobatoria de los actos o actividades que realicen, de los servicios que reciban y de las compras que efectúen, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

              I.Antes de efectuar la microfilmación o grabación, el contador público registrado que dictamine los estados financieros deberá hacer una revisión selectiva que sea representativa del total de los documentos debiendo manifestar, bajo protesta de decir verdad, que los documentos microfilmados o grabados corresponden a los originales existentes en el archivo a la fecha en la que practicó la auditoria y que la microfilmación o grabación se ajustó a lo dispuesto por este artículo. Dicha manifestación deberá ser firmada por el contador público registrado y por el contribuyente;

           II.Microfilmar o grabar los documentos debiendo agruparlos, tanto los expedidos como los recibidos, por meses, en conjunto de documentos afines, clasificados por cuentas y subcuentas, de modo que los totales puedan ser confrontados con los contenidos en los sistemas y registros contables del contribuyente;

         III.Sumar por cada mes el valor total que representa la documentación expedida o recibida y microfilmar o grabar el correspondiente registro de auditoria de la máquina sumadora;

        IV.Consignar, al inicio y al final de la microfilmación o grabación, la fecha en que se realiza la misma. Dicha consignación deberá estar firmada por el contador público registrado;

           V.Realizar por duplicado la microfilmación o grabación, a efecto de que uno de los ejemplares pueda emplearse para uso constante y el otro conservarse de tal forma que se garantice su indestructibilidad mientras no se extingan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales;

        VI.Usar para la microfilmación película pancromática con base de seguridad, que garantice permanencia de imagen por el mismo periodo a que se refiere la fracción anterior.

      VII.La grabación en discos ópticos se efectuará en los términos y con las características que señale el Servicio de Administración Tributaria en las reglas de carácter general que para tal efecto emita;

   VIII.Relacionar el anverso y el reverso de los documentos cuando la microfilmación o la grabación no se haga con equipo que microfilme o grabe simultáneamente las dos caras de dichos documentos y éstos contengan anotaciones al reverso, y

        IX. Conservar hasta la fecha en que se presente la siguiente declaración anual, los originales de los documentos microfilmados o grabados correspondientes al último ejercicio de doce meses por el que se presentó o debió haberse presentado declaración anual o, cuando se hayan ejercido las facultades de comprobación en relación con el ejercicio cuya documentación se microfilma o se graba, hasta la fecha en que quede firme la resolución que, en su caso, se haya emitido con relación a dicho ejercicio de facultades.

Los documentos que comprueben la adquisición de bienes de inversión, los aduaneros, los de tenencia o uso de vehículos, la documentación relacionada con aportaciones de seguridad social y las declaraciones de contribuciones, deberán conservarse en original durante el plazo que al efecto señala el artículo 30 del Código, en tanto no se extingan las facultades de las autoridades fiscales en los términos del artículo 67 del citado ordenamiento.

En resumen, bajo circunstancias optimas el plazo mínimo para conservar documentación que tiene efectos fiscales que se circunscriben a la declaración del año en que se contabilizan, es de cinco años para efectos fiscales, pero puede extenderse a 10 años; Si es documentación que tiene efectos fiscales que se prolongan en el tiempo, su plazo de conservación será hasta que se agoten sus efectos fiscales, que puede ser de veinticinco años en el caso de construcciones, mas cinco años adicionales a la fecha de la declaración normal o complementaria en que se agoten, o en el peor de los escenarios, quince años después de que se agote su deducción fiscal, si ocurre en un año en que se reporte pérdida fiscal; Por último, si se trata de documentación que debe conservarse por el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate, el plazo de su conservación es de diez años posteriores a la fecha en la que la sociedad se liquide.

Para mayor certeza jurídica para los contribuyentes, es conveniente que transcurridos los plazos a que se refiere este Artículo 67 del CFF, soliciten a la autoridad declare que se han extinguido su facultades de comprobación, respecto de la documentación de los años que sean de su interés confirmar.

* El autor es egresado de la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Autónoma de Yucatán. Certificado por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A. C., cuenta con Diplomados en Derecho Laboral y en sistemas de información, Socio del despacho Díaz, Ruiz, Gasque y Asociados, S.C.P.,  representante de Horwath Castillo Miranda en Yucatán.  Su área de especialidad es la auditoria de estados financieros y el dictamen fiscal, ha participado como expositor en múltiples cursos y diplomados sobre temas contables, de auditoria e impuestos. Fue Presidente del Colegio de Contadores Públicos de Yucatán, A. C. donde actualmente es integrante de la Comisión de  Contabilidad. Fue Presidente de la Federación de Colegios de Profesionales de Yucatán, A. C., federación de 19 colegios profesionales de diferentes disciplinas en el Estado de Yucatán.


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