Columna invitada

Cómo mejorar la logística de tu empresa

La compañía debe seguir el modelo de cultura ‘esbelta’ para ser productiva, dice Ernesto Donnadieu; el sistema consiste en una mejor capacitación del personal y mayor organización del trabajo.

Por: Ernesto Donnadieu* |
Martes, 28 de junio de 2011 a las 06:07
La empresa debe realizar auditorías en el espacio de trabajo para corregir errores de inmediato. (Foto: Photos to Go)
La empresa debe realizar auditorías en el espacio de trabajo para corregir errores de inmediato. (Foto: Photos to Go)
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CIUDAD DE MÉXICO (CNNExpansión) — La clave para ofrecer al cliente valor de largo plazo y buen rendimiento a nivel empresarial - trimestre tras trimestre y año tras año - es implementar una cultura esbelta (lean), es decir, de alta eficiencia, en la red de logística.

Las prácticas esbeltas mejoran la calidad y la productividad, pues revelan los aspectos de costo y desecho en todas las facetas de la operación: desde la compra de materia prima, hasta el envío de producto terminado. En una cultura esbelta, todo paso del proceso tiene la obligación de agregarle valor al cliente - y cuando éste no cumple con dicha premisa, es un paso que debe eliminarse. 

En el ámbito de la cadena de suministro, una cultura esbelta se presta a ofrecer grandes recompensas, pero apegarse a este tipo de estrategias implica realizar un gran compromiso.

Lo bueno es que un cambio hacia este tipo de filosofía en la operación no quiere decir que se tenga que realizar toda una reingeniería.

Existe la posibilidad de trabajar con un socio de servicios de logística para obtener ganancias constantes y graduales, tanto en calidad como en eficiencia. Un socio externo de logística, o 3PL adecuado puede impulsar la transformación de una empresa hacia una organización realmente ágil.

El mejor camino: la estandarización

Una de las características de un centro de distribución esbelto es la estandarización. En una instalación así, todo el personal está capacitado y listo para seguir lo que ya es una mejor práctica.

La empresa se da a la tarea de registrar sus procesos y de capacitar a todas las personas que las llevan a cabo, sin importar quien ejecuta el proceso, los pasos que se siguen son los mismos.

Y es que la estandarización ofrece varias ventajas. En primera instancia, permite calcular con facilidad cuánto tiempo y recursos se necesitan para completar una tarea.

Por ejemplo, si un cliente pone un pedido especial de urgencia, no hay necesidad de sacar a las mejores personas de sus tareas habituales para cumplir con ese pedido, ya que todos están capacitados para hacerlo bien y rápido. Así, hacer un estimado de lo que se necesita para cumplir con algún pedido se convierte en un simple cálculo.

También, la estandarización provee el fundamento para la mejora continua. Si todos siguen un procedimiento estándar, una vez que se ha descubierto cierta mejora para un proceso, todos los participantes reciben la capacitación para esa mejora y los beneficios se llegan a multiplicar entre todos, en vez de que sea sólo uno el que lo entienda y lo mejore.

En un centro de distribución, la estandarización consta de cinco elementos:

El manejo visual Auditorías escalonadas La administración según la demanda del cliente El trabajo estandarizado La organización del entorno de trabajo

El manejo visual

Existen señales, símbolos, códigos por color y otros tipos de herramientas que hacen que una instalación se "comunique" con la gente que trabaja en ella. Todos sirven para informar al personal acerca de cómo llevar a cabo su labor, les marcan su progreso, indican dónde se ubican las herramientas necesarias y señalan todo tipo de condiciones que sirven para concretar una tarea.

El buen manejo visual garantiza que quien requiera de información, la tenga a la mano. No se necesita sacar el reporte de una computadora o buscar al experto en ese tema en particular para resolver una pregunta.

Un ejemplo de un elemento visual puede ser una pantalla LCD donde se controle qué tan bien está progresando el trabajador en la tarea de Licking (proceso en el que se recoge el material, extrayendo unidades de un empaque superior que contiene más unidades que las que se toman). Tal vez sea un conito verde sobre una pila de tarimas para señalar que ya están listas para montar al camión, o uno amarillo que indique que todavía falta revisarlas para cumplir con aspectos de calidad.

El control visual puede ser también una línea de colores en el piso que indique la ruta a seguir cuando se recibe material en el muelle de recepción. La idea es mostrarle al trabajador cierta información o darle algún tipo de instrucción.

Auditorías escalonadas

Con una auditoría escalonada se asegura que el trabajador haga sus tareas según estándares establecidos.

La clave para una auditoría escalonada es hacerla mientras el trabajo se está llevando a cabo, no una vez que se haya cumplido, para así dar paso a correcciones inmediatas. Este tipo de auditorías se tienen que programar con regularidad con documentos de trabajo estándar.

Se le llama 'escalonado' porque personas de distintos niveles de la organización son las que colaboran para asegurar que el trabajo cumple con métricas particulares de calidad, costo, velocidad y seguridad.

Ya en el piso del almacén, por ejemplo, el líder del equipo revisa periódicamente que el trabajador esté guardando bien el producto. Luego, al supervisor le toca revisar la auditoría para ver que el líder del equipo no se haya equivocado. Posteriormente, al gerente le toca ver que el supervisor a su vez haya auditado todo bien.

La administración según la demanda del cliente

Una instalación esbelta no se hace más productiva por exigirle más al personal, sino que adapta sus recursos y establece un ritmo constante para producir con exactitud lo que el cliente necesita a diario.

Tomemos el caso de un cliente que necesita 12,000 piezas el lunes pero únicamente 4,000 el martes. Si se asigna la misma cantidad de pickers para realizar el trabajo en ambos días, y si se les da la indicación de trabajar al mismo ritmo, se genera un desperdicio.

Puede que el equipo tenga que trabajar más rápido para cumplir con la meta el día lunes que es cuando pueden darse más errores. Ya para el martes, posiblemente terminan antes y pasan las dos últimas horas del turno sin trabajo alguno. 

En una instalación esbelta, se opera de otra manera. Cuando la planeación se adapta a las señales de demanda del cliente, se puede asignar con toda exactitud el personal y las herramientas necesarias para un cierto trabajo y establecer el ritmo adecuado.

Cuando se trabaja de forma más inteligente, la compañía puede ofrecer exactamente lo que su cliente requiere, a la vez que se capta el máximo valor de sus recursos.

El trabajo estandarizado

El trabajo estandarizado es una descripción por escrito de la única manera aceptable de llevar a cabo cierta tarea.

Aunque la compañía siempre espera hacer mejoras a este método, el procedimiento que se establece por escrito en el documento es el camino más rápido, seguro y eficiente de completar la tarea.

Aparte de describir con exactitud la manera de realizar todo proceso, una instalación con procesos esbeltos se presta para ofrecer al  personal una guía intuitiva de cómo realizar ciertas tareas en cada célula de trabajo.

Estas guías son una combinación de instrucciones escritas sencillas con fotos en cada paso del proceso para que no quede duda alguna de la forma en que se debe hacer una tarea. Generalmente se recurre a la señalización para indicar el tiempo que debe llevar cada paso y esto hace factible medir qué tan eficientemente esté trabajando el equipo.

Aparte de documentos de trabajo estándar para los trabajadores de piso de un centro de distribución, una operación esbelta también ofrece la posibilidad de desarrollar instrucciones de trabajo estandarizado para los líderes del equipo, los supervisores y los gerentes. Estos documentos describen la manera en que se debe supervisar y manejar el trabajo cotidiano para que la operación esbelta funcione bien.

Cabe resaltar que el trabajo estandarizado no quiere decir sólo redactar procedimientos estándar de operación y girar la instrucción de seguirlos. Hablamos de que los procedimientos deben quedar bien adaptados a lo que son las necesidades particulares del cliente.

Por ejemplo, documentar los pasos necesarios para empacar y sellar un pedido de calcetines en cajas de cartón es muy distinto al proceso para empacar y sellar un pedido de copas de cristal.

La organización del entorno de trabajo

Así como hay una forma aceptable de llevar a cabo una tarea, también debe haber un método estándar para organizar los materiales y las herramientas en un lugar de trabajo.

El objetivo no es solamente lograr la nitidez, a pesar de que ese es un beneficio agregado bastante deseable. El objetivo real es crear un flujo que asegure que la tarea avanza con la mayor eficiencia posible.

Si el entorno de trabajo no es uno que se preste a que haya un lugar para cada cosa, y cuando los empleados no colocan las cosas donde deben ir, baja tanto la calidad como la eficiencia.

En vez de hacer su trabajo, la gente pierde el tiempo buscando la calculadora, la pluma o la escoba, o viendo dónde quedó el escáner, dejan las tarimas mal colocadas o donde son un peligro.

Existen varias técnicas para promover una mejor organización en el lugar de trabajo. Una es usar códigos de colores, por ejemplo, el rojo marca cualquier cosa que tenga que ver con peligro, el verde se usa para indicar algo seguro y el azul para información.

Una señalización clara, y diseñada acorde con estándares para toda la compañía también permite al empleado a localizar eficientemente donde están todas las herramientas, materiales e información que necesitan. Cuando una empresa se diseña para eliminar ciertos obstáculos, el empleado puede hacer todo movimiento con rapidez y eficiencia.

También es importante que todo el personal se involucre en la organización y sepa mantener bien su espacio laboral. Siempre deben estar al tanto de cualquier cosa que interfiera con el flujo de las tareas y estar listos para sugerir mejoras donde apliquen.

Conclusión

El principio de la estandarización sostiene que, en una instalación esbelta, todo el trabajo sigue procedimientos bien establecidos y comprobados.

La gerencia aporta instrucciones inequívocas y específicas para la realización de cada tarea y desarrolla calendarios y programaciones físicas que ayudan a que el trabajo fluya sin problemas.

Por último, desarrolla aquellos mecanismos para controlar si se está trabajando de acuerdo al plan. Todas estas estrategias son un apoyo para que el trabajador cuente con las instrucciones y herramientas necesarias para cumplir con las expectativas del cliente.

*Ernesto Donnadieu es director de operaciones para Ryder México, subsidiaria de Ryder System, empresa que figura entre las FORTUNE 500® y es proveedor líder de soluciones administrativas para la cadena de suministro y servicios de logística.


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